「行政書士法が改正されて書類作成ができなくなったけど、今まで通りExcelと紙で管理し続けていいのかな…」
2026年1月に施行された行政書士法改正により、登録支援機関が有償で申請書類を作成することは明確に違法となりました。同時に、支援業務の記録義務・定期届出・面談管理といった本来業務のコンプライアンス要件も厳格化されています。こうした変化の中、業務管理のDX化は登録支援機関にとって避けられない課題となっています。
- 行政書士法改正後に登録支援機関が直面する業務上の課題と対応策
- 支援業務管理システム（SaaSツール）の主要機能と選定ポイント
- 行政書士との適切な連携フローをシステムで構築する方法
本記事では、登録支援機関の業務効率化・コンプライアンス強化に向けたDX推進の実務を、具体的なツール情報とともに解説します。
行政書士法改正で登録支援機関の業務はどう変わったか
2026年1月施行の行政書士法改正の核心
2025年6月13日に公布・2026年1月1日に施行された改正行政書士法では、「他人の依頼を受けいかなる名目によるかを問わず報酬を得て」官公署提出書類を作成する行為が違法と明確化されました。
改正前は「コンサル料」「手数料」「支援パック料金」などの名目を使ったグレーゾーンが横行していましたが、改正後はこれらすべての名目による有償書類作成が非行政書士行為として違法となります。
登録支援機関ができなくなったこと
改正後、登録支援機関が明確にできなくなった主な行為は以下の通りです。
- 受入企業や外国人から依頼を受けて特定技能の在留資格申請書類・届出書類を作成すること
- 支援委託費という対価を受け取りながら「支援業務の一環」として書類作成を行うこと
- 書類作成を行政書士に外注して「仲介・中抜き」するスキーム（受入企業が行政書士と直接契約する体制への転換が必要）
両罰規定で法人も処罰対象に
改正で特に注意すべきは両罰規定の整備です。違法行為を行った個人（スタッフ）だけでなく、法人（登録支援機関そのもの）も処罰の対象となります。
罰則は1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金（法人・個人双方に適用）と定められています。「担当者が勝手にやった」では済まない法的リスクがある以上、組織として明確な業務フローを整備し、書類作成業務を完全に分離する体制構築が急務です。
登録支援機関が管理すべき支援業務の種類と記録義務
義務的支援10項目の内容
登録支援機関が実施すべき義務的支援は法令上10項目定められており、これらすべての実施記録を適切に保管する義務があります。主な項目は以下の通りです。
| No. | 義務的支援項目 |
|---|---|
| ① | 事前ガイダンスの実施（入国前・就労開始前の説明） |
| ② | 出入国時の送迎支援 |
| ③ | 住宅確保・生活に必要な契約の支援（銀行口座・携帯電話など） |
| ④ | 生活オリエンテーションの実施（日本の生活ルール・マナー等） |
| ⑤ | 公的手続き等への同行 |
| ⑥ | 日本語学習機会の提供支援 |
| ⑦ | 相談・苦情対応 |
| ⑧ | 日本人との交流促進 |
| ⑨ | 転職支援（受入側の都合による雇用契約解除時） |
| ⑩ | 定期的な面談・行政機関への通報 |
支援実施記録の保管義務
支援実施状況に関する記録は、作成・保管が義務付けられています。保管期間は雇用契約終了後1年以上です。記録には、いつ・誰が・誰と・何を話し・どう対応したかを客観的に記載する必要があります。
この記録は年次定期届出（2026年からは年1回、提出期限4〜5月）の提出書類の根拠資料にもなるため、記録の正確性・保管の確実性が直接コンプライアンスに影響します。
定期面談の実施要件と2025年からの変更点
定期面談は3か月に1回以上の実施が義務です。支援責任者または支援担当者が、外国人本人とその上司（日本人管理者）と別々に面談する必要があります。
2025年4月以降は、外国人本人の同意がある場合に限りオンライン面談も認められるようになりました。面談記録は支援実施記録として保管する義務があります。
Excel・紙管理の限界｜DX化が必要な4つの理由
属人化・漏れ・遅延のリスク
Excel・紙による手作業管理では以下のリスクが常につきまといます。
- 在留期限・面談期日の管理が属人化：担当者の不在や退職時に管理が引き継がれず、期限切れが発生
- 届出漏れが法令違反に直結：年次定期届出の期限（4〜5月）を見落とすと入管法違反となり、登録取消のリスクも
- 複数企業の横断管理が困難：受入企業が増えるほど手作業管理の限界が露呈し、件数増加とともにミスが増える
行政書士法改正後の役割分担が曖昧になりやすい
書類作成と支援業務の区別が手作業管理では曖昧になりがちです。担当者が「支援の一環」として申請書類の記入を手伝ってしまうリスクがあり、これは法令違反になります。
システム上で「書類作成機能は行政書士アカウントのみ」という設計にすることで、組織としての役割分担を仕組みで担保できます。
在留申請オンライン化への対応コストが増大
2026年以降、入管庁のオンライン申請システムへの対応が加速しています。紙・Excelで管理している情報をその都度CSVに変換する作業は工数が大きく、SaaSツールを活用すればこの工数を大幅に削減できます。
調査・監査時の証跡が残らない
入管庁や関係機関からの調査が入った際、適切な支援実施の証跡をデジタルで示せることが重要です。紙ベースの記録では紛失・劣化のリスクがあり、「記録が見つからない」は支援未実施と同義に扱われる可能性があります。
登録支援機関向けSaaS業務管理ツール主要6選と選定ポイント
主要6ツールの機能・料金比較
2026年現在、登録支援機関の業務管理に活用できる主要SaaSツールを比較します。
| ツール名 | 月額料金 | 特徴 |
|---|---|---|
| SMILEVISA | 5,000円〜（1〜3名） | 全在留資格対応。在留期限アラート・届出書類化対応。継続率99% |
| irohana | 要見積もり | 登録支援機関専用プランあり。複数企業横断管理。行政書士がサポート担当 |
| RAKUVISA | 要見積もり | 書類自動生成は行政書士アカウント限定設計。法改正対応の役割分担を仕組み化 |
| noborder | 9,800円〜（税抜） | 行政書士法人監修。定期報告・在留期限管理・CSV連携対応 |
| dekisugi | 29,800円〜（税抜） | 技能実習・特定技能一体管理。700団体以上の導入実績 |
| MANABEL JAPAN | 要見積もり | 教育管理機能搭載。日本語教育コンテンツ・Webインタビュー機能も提供 |
ツール選定の3つのポイント
ツール選定では以下の3点を重視することをおすすめします。
- ポイント① 書類作成機能の設計：登録支援機関スタッフが書類を作成できない設計になっているか（行政書士アカウント限定など）。法令遵守の観点から最重要
- ポイント② 複数企業の横断管理：受入企業ごとの在留期限・面談管理をダッシュボード一元管理できるか。登録支援機関の業務量増加に対応できるスケーラビリティがあるか
- ポイント③ 届出書類への自動変換：面談記録・支援実施記録を年次定期届出の様式（入管庁指定フォーマット）に対応したデータとして出力できるか
小規模登録支援機関向けの現実的な導入ステップ
管理人数が10名以下の小規模登録支援機関の場合、まずは月額5,000〜10,000円程度のツールから始めるのが現実的です。初期費用を抑えながら運用に慣れていき、管理人数の増加に合わせてプランアップグレードまたはツール移行を検討するとよいでしょう。
行政書士との適切な連携フローをシステムで構築する
法改正後に求められる「完全分離」の業務フロー
行政書士法改正後、登録支援機関と行政書士の業務は以下のように完全分離する必要があります。
- 登録支援機関の役割：義務的支援10項目の実施・記録。外国人情報・在留情報の管理。定期面談の実施・記録。届出管理（年次定期届出の書類準備サポート）
- 行政書士の役割：在留資格申請書類・届出書類の作成。入管庁への申請・届出の代行。申請取次（本人に代わる書類提出）
- 受入企業との関係：書類作成については受入企業が行政書士と直接契約することが原則（登録支援機関が仲介するスキームは違法）
クラウド連携による効率的な情報共有の仕組み
登録支援機関が管理するシステムに蓄積した外国人情報（在留情報・雇用状況・面談記録など）を行政書士と共有することで、書類作成の効率化が図れます。主な連携方法は以下の通りです。
- システム内権限分離型（RAKUVISAなど）：一つのシステム内で登録支援機関アカウントと行政書士アカウントを分離。書類作成・申請操作は行政書士のみが実行可能な設計
- クラウドストレージ共有型：GoogleドライブやDropboxで外国人情報・支援記録を共有し、行政書士が必要情報を参照して書類を作成するスキーム
- 顧問行政書士との連携型：行政書士事務所がクラウドシステムを提供し、登録支援機関がデータを入力、行政書士がシステム上で書類作成・申請を行う体制
連携フロー構築のポイント
行政書士との連携フロー構築では、「どの情報を・誰が・いつ」提供するかを明確にしたルールづくりが重要です。
在留期限の3か月前にシステムからアラートが出たら登録支援機関が行政書士に連絡→行政書士が受入企業と直接契約→書類作成開始、というような標準フローを確立することで、期限直前の慌ただしい対応を防げます。
DX化にかかるコスト目安と投資対効果の考え方
ツール導入費用の目安
登録支援機関の規模別のシステム導入費用目安は以下の通りです。
| 規模 | 月額費用目安 | 初期費用目安 |
|---|---|---|
| 小規模（〜10名管理） | 5,000〜12,000円 | 0〜5万円 |
| 中規模（〜20名管理） | 20,000〜40,000円 | 5〜20万円 |
| 大規模（21名以上） | 要見積もり（従量制） | 20〜50万円 |
DX化による削減効果の試算
月次の在留期限確認・面談スケジュール管理・届出書類準備をExcelで手作業管理している場合、担当者1名で月10〜20時間程度の工数がかかることがあります。これをSaaSで管理すると同工数が半分以下に削減できるケースが多く報告されています。
月20時間削減×時給換算2,500円＝月5万円の人件費節約効果、と考えると、月額2万円のツールでも十分な投資対効果が見込めます。
行政書士法違反リスクを回避する価値
DX化の最大の価値は、コスト削減以上に法令違反リスクの排除にあります。行政書士法違反による登録取消処分や刑事罰のリスクを組織的に排除できることを考えると、月額数万円のシステム費用は「保険」として非常に合理的な投資です。
コンプライアンス体制強化のためのDX推進ロードマップ
DX推進の3フェーズ
登録支援機関のDX化は、以下の3フェーズで段階的に進めることをおすすめします。
- フェーズ1（〜3か月）：業務整理と基本システム導入
- 現在の業務フローを棚卸し（何を・誰が・どのように管理しているか）
- 書類作成業務と支援業務を完全に分離するルールを策定
- 在留期限管理・面談管理ができる基本ツールを導入・習熟
- フェーズ2（3〜6か月）：行政書士連携フローの確立
- 契約行政書士（または事務所）とのデータ連携フローを構築
- 受入企業が行政書士と直接契約する体制への誘導・整備
- 年次定期届出の書類管理を完全デジタル化
- フェーズ3（6か月以降）：スケーラブルな運営体制の確立
- 受入企業・外国人材数の増加に対応できる横断管理体制
- 支援実績データを活用した提案力強化（受入企業へのコンサルティング）
- 育成就労制度（2027年4月施行）に対応したシステムアップデート確認
スタッフ教育と内部ルール整備の重要性
システム導入と並行して、スタッフへの教育も欠かせません。行政書士法改正の内容・両罰規定の意味・書類作成業務が完全禁止されたことを全スタッフが理解する必要があります。
特に現場担当者が「少し手伝ってあげよう」という感覚で書類入力を行うケースが最も危険です。「申請書類への入力・修正は一切行わない」というルールを明文化し、定期的に確認する体制を整えてください。
行政書士との顧問契約で安心感を確保
登録支援機関が業務を安定運営するためには、入管業務に精通した行政書士との顧問契約を結んでおくことが効果的です。顧問行政書士がいることで、以下のメリットが得られます。
- 法改正情報をいち早く入手し業務フローを適時更新できる
- 書類作成業務のグレーゾーンについて随時確認できる
- 受入企業からの申請業務を適切に紹介・連携できる
- 届出内容の確認や不許可時の対応を迅速に依頼できる
登録支援機関としての本来業務（支援業務）に集中しながら、書類・申請業務を行政書士と適切に分担することが、持続可能なビジネスモデルの基盤となります。
まとめ｜登録支援機関のDX化は「法令遵守」と「業務効率化」の両輪
登録支援機関のDX化推進における重要ポイントを整理します。
- 2026年1月施行の行政書士法改正で、名目を問わず有償の書類作成は完全違法。両罰規定で法人も処罰対象
- 義務的支援10項目の実施記録・定期面談記録・年次定期届出の管理は確実に行う必要がある
- Excel・紙管理では属人化・漏れのリスクが高く、DX化による仕組み化が急務
- ツール選定では「書類作成機能が行政書士限定か」「複数企業横断管理ができるか」を最重視する
- 行政書士との連携フローをシステムで明確化し、業務分担を「仕組みで担保」する
- DX化は人件費削減効果に加え、法令違反リスク排除という最大の価値がある
行政書士法改正後の新しい環境に対応しながら登録支援機関として持続的に成長するには、適切なDX投資と行政書士との連携体制構築が不可欠です。現状の管理体制を見直し、早めのシステム導入を検討されることをおすすめします。
