登録支援機関の定期届出が年1回に変更｜2025年4月改正の届出様式と実務対応ガイド

「定期届出が年4回から年1回に変わったって聞いたけど、具体的に何がどう変わったの？」

2025年4月1日施行の省令改正により、特定技能に関する定期届出の頻度が四半期ごと（年4回）から年1回に大幅に簡素化されました。届出様式も3種類から1種類に統合され、届出主体も「受入れ企業がまとめて提出」する方式に変更されています。届出の負担は軽減されましたが、届出内容の正確性がより重視されるようになり、不履行時の罰則も従来通り適用されるため油断は禁物です。

この記事では、2025年4月改正の定期届出について以下のポイントを実務担当者向けに解説します。

• 新届出様式（参考様式第3-6号）の記載項目と添付書類の一覧
• 届出スケジュール・届出主体の変更と登録支援機関の役割分担
• オンライン面談の解禁条件・届出不履行時の罰則・随時届出の変更点

初回届出の提出期限は2026年4月1日〜5月31日に迫っています。届出を怠ると20万円以下の罰金や新規受入れ停止処分のリスクがあります。届出漏れを確実に防ぐためにも、今のうちからデータの蓄積と届出書の準備を進めましょう。

2025年4月改正の概要｜定期届出が年4回から年1回に変更

まずは改正の全体像を押さえましょう。今回の改正は「届出事務の簡素化と効率化」が大きなテーマですが、届出で報告すべき内容自体が減ったわけではない点に注意が必要です。

改正前後の比較

項目	改正前	改正後（2025年4月〜）
届出頻度	四半期ごと（年4回）	年1回
届出様式	受入れ・活動状況と支援実施状況の2種類	1種類に統合（参考様式第3-6号）
届出主体	受入れ企業と登録支援機関がそれぞれ提出	受入れ企業がまとめて提出
届出対象期間	四半期（1〜3月、4〜6月等）	年度単位（4月1日〜翌年3月31日）
定期面談	3か月に1回以上（対面のみ）	3か月に1回以上（オンラインも可）

改正の背景と目的

この改正は、急増する特定技能外国人への対応として、受入れ企業と登録支援機関の事務負担を軽減することを目的としています。特定技能の在留外国人数は2024年末時点で284,466人に達し、届出の処理量も増大していました。年1回への簡素化により、届出作成にかかる作業時間の削減が期待されています。

ただし、届出が年1回になったことで、1回あたりの報告内容はより詳細になりました。年間の勤怠データや給与データ、支援実施状況を正確にまとめる必要があるため、月次でのデータ蓄積が欠かせません。年度末にまとめて情報を集めようとすると、データの漏れや不正確な記載につながるリスクがあります。

また、届出書には賃金台帳の写しや比較対象となる日本人従業員の賃金台帳など、従来よりも多くの添付書類が求められるようになりました。これは届出が年1回に集約されたことで、1回の届出でより包括的な情報を報告する必要が生じたためです。特に「比較対象日本人の賃金台帳」は、特定技能外国人と同等の業務に従事する日本人従業員の給与データを指し、同等報酬の確認のために必須です。対象者の選定から台帳の準備まで時間がかかることがあるため、日頃から賃金台帳を正確に管理し、いつでも提出できる状態を整えておくことが、スムーズな届出に直結します。

届出書の一本化（3種類→1種類）

従来は「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」の2種類（登録支援機関は別様式）に分かれていましたが、改正後は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」（参考様式第3-6号）1種類に統合されました。これにより、受入れ状況・活動状況・支援実施状況をひとつの書式でまとめて報告できるようになりました。

新届出様式（参考様式第3-6号）の記載項目と書き方

新しい届出様式は、届出書本体と別紙1（事業所単位で作成）、別紙2（登録支援機関用）で構成されています。主な記載すべき項目を確認しましょう。

届出書本体の主な記載項目

• 届出対象期間：4月1日〜翌年3月31日（年度単位）
• 特定技能所属機関の情報：法人番号（13桁）、企業名、住所、電話番号、該当する特定産業分野
• 雇用状況：在籍者数、新規雇用者数、自発的離職者数、非自発的離職者数、行方不明者数
• 社会保険・労働保険の加入状況：雇用保険、労災保険、社会保険の手続きと納付状況
• 税の納付状況：外国人労働者および企業の納付状況
• 安全衛生の状況：労働安全衛生法違反・労働災害の有無
• 受入れ費用：支援計画実施費用の合計額・対象者数
• 担当者・作成責任者の署名：特定技能所属機関の役職員による自署が必要（印字のみは不可）

別紙1（事業所単位）の記載内容

別紙1は事業所ごとに作成し、特定技能外国人1人ひとりの詳細データを記載します。

• 外国人の氏名、生年月日、性別、国籍、住居地、在留カード番号
• 年間の活動日数
• 給与の総支給額（基本賃金、残業代、各種手当の支給額、控除額、労働時間）
• 支援の実施状況

労働条件データは平均値で記載し、原則として小数点第1位を四捨五入して整数で記入します。2年以上継続して受け入れている場合は昇給率も小数点第1位まで記載が必要です。

主な添付書類一覧

添付書類	対象ケース
賃金台帳の写し（特定技能外国人分）	全員必須
賃金台帳の写し（比較対象日本人分）	全員必須
報酬支払証明書	現金払いの場合
労働者名簿の写し	非自発的離職者がいる場合
理由書	保険未加入、税未納、安全衛生違反、災害発生時

届出スケジュールと提出方法｜初回届出の期限に注意

届出のスケジュールと具体的な提出方法を正しく把握しておくことが、届出漏れを防ぐ第一歩です。

届出対象期間と提出期限

項目	内容
届出対象期間	毎年4月1日〜翌年3月31日（年度単位）
届出提出期限	翌年度の4月1日〜5月31日
初回届出	2025年4月〜2026年3月分 → 2026年4月1日〜5月31日に提出

対象期間中に1日でも特定技能外国人の受入れ実績があれば、届出義務が発生します。年度途中で雇用契約が終了した場合でも、在籍した期間分の届出が必要です。なお、旧制度から新制度への移行期間として、2025年1月〜3月分（旧制度の四半期届出）は2025年4月15日までに従来の様式で提出する必要がありました。現在は新制度に完全移行しています。

届出が遅れた場合は罰則の対象になるため、提出期限の5月31日から逆算して、3月頃からデータの集約と届出書の作成を開始することをおすすめします。特に複数の事業所で特定技能外国人を受け入れている企業は、各事業所からのデータ収集に時間がかかるため、早めの着手が重要です。

届出方法（オンライン・窓口・郵送）

• 電子届出システム（オンライン）：出入国在留管理庁が推奨する方法です。事前に利用者情報登録が必要ですが、24時間いつでも提出でき、一部添付書類の省略が可能になります。初めて利用する場合は、出入国在留管理庁の電子届出システムのサイトからアカウント登録を行ってください
• 窓口持参：管轄の地方出入国在留管理局の窓口に直接提出する方法です。不明点をその場で相談できるメリットがありますが、受付時間に制限があります
• 郵送：簡易書留または特定記録郵便での送付を推奨します。届出書の控え（コピー）を保管しておき、提出の証拠を残しておくことが大切です

届出主体の変更｜登録支援機関と受入れ企業の役割分担

今回の改正で最も実務に影響が大きいのが、届出主体の変更です。

改正前後の役割分担の違い

項目	改正前	改正後
受入れ・活動状況	受入れ企業が提出	受入れ企業がまとめて提出
支援実施状況	登録支援機関が個別に提出	受入れ企業がまとめて提出

登録支援機関に委託している場合の対応

改正後も登録支援機関の関与は続きます。届出書の別紙2には登録支援機関の署名欄があり、支援実施状況の記載内容について登録支援機関と連携して作成する必要があります。

実務上は、登録支援機関が支援実施状況のデータを取りまとめて受入れ企業に提供し、受入れ企業が届出書全体を作成・提出する流れになります。具体的には、登録支援機関から受け取るべき情報として、定期面談の実施記録、相談・苦情対応の記録、日本語学習支援の実施状況、日本人との交流促進の実施内容などがあります。これらの情報を届出書の所定の欄に転記して、受入れ企業の署名のもとで提出します。

複数の事業所がある場合は本社で一括して作成・提出します。事業所ごとに別紙1を作成する必要があるため、各事業所の人事担当者との連携体制を事前に構築しておくことが重要です。行政書士への代理提出依頼も引き続き可能で、届出書の作成から提出まで一括して依頼できます。

定期面談のオンライン解禁｜実施要件と注意点

定期届出の簡素化と同時に、3か月に1回の定期面談でオンライン実施が認められるようになりました。ただし、いくつかの重要な制限があります。

オンライン面談の実施要件

• 互いの表情を確認できるビデオ通話ツールを使用すること（音声のみは不可）
• 外国人本人の同意を得ること（支援計画書に記入・署名で確認）
• 監督者（上司等）の同意を得ること（任意様式で確認）
• 初回は対面が必須（支援機関との初接触時、面談担当者の変更時）
• 面談開始前に部屋全体を映して第三者の不在を確認すること
• イヤホン装着や別モニター・マイクがないことを確認すること

問題が発覚した場合（就労内容や待遇に関する問題、第三者の介入が疑われる場合等）は、対面での再面談が必要になります。また、年1回以上の対面面談が推奨されています（義務ではありませんが、支援の質を保つために実施が望ましいとされています）。

オンライン面談の導入により、遠隔地の外国人への面談実施が容易になりました。特に地方の事業所に配置された外国人への対応コストが削減される効果が大きく、登録支援機関にとっても出張費の削減につながります。ただし、外国人が本音を話しやすい環境を確保するためには、対面面談を適切に組み合わせることが支援品質の維持に重要です。

面談記録の保管義務

オンライン面談を実施した場合は録画が必須です。録画データは雇用契約終了日から1年以上保存する義務があり、出入国在留管理局からの提示要求に応じなければなりません。録画データの容量が大きくなるため、クラウドストレージやファイルサーバーでの保管体制を整備しておくことをおすすめします。

対面面談の場合も面談記録（議事録）の作成・保管が求められます。面談記録には、面談日時、場所（対面・オンラインの別）、参加者、相談内容、対応結果を記載します。なお、オンライン面談への切り替え時に変更届出は不要で、外国人本人と監督者の同意書の保存のみで対応できます。

届出不履行時の罰則と在留資格への影響

届出が年1回に簡素化されたとはいえ、届出義務自体は法律で定められた重要な義務です。不履行時には厳しい罰則やリスクが伴います。

罰則規定と行政処分

違反内容	罰則
届出を怠った場合	20万円以下の罰金
虚偽の届出を行った場合	1年以下の懲役または20万円以下の罰金

罰則に加えて、以下のような行政上の不利益を受ける可能性があります。

• 出入国在留管理庁からの行政指導の対象になる
• 特定技能外国人の新規受入れが一定期間停止される処分を受ける
• 受入れ企業としての信用が失墜し、人材紹介会社からの紹介が停止される可能性がある

登録支援機関の場合は、届出義務違反が欠格事由に該当し、登録取り消しの対象になります。取り消し後は5年間再登録できません。届出義務は受入れ企業と登録支援機関の双方にとって、事業継続に関わる重要な義務であることを認識しておく必要があります。

在留資格更新への影響

定期届出の適正な履行は、特定技能外国人の在留期間更新許可申請において重要な審査項目です。届出が未提出の場合や内容に不備がある場合は、更新審査に不利に働き、在留期間が短く設定される可能性があります。在留期間が短くなると更新の頻度が増え、行政書士報酬などの追加コストが発生するという悪循環に陥ります。

また、届出不履行は受入れ企業の信用にも影響します。新たな特定技能外国人の受入れを計画している場合、過去の届出履行状況は審査の重要な考慮要素になります。届出を適正に行うことは、外国人材の安定的な雇用継続と、将来の人材確保の両面で不可欠です。届出の作成や提出に不安がある場合は、行政書士への代理提出を検討しましょう。

随時届出の変更点と届出漏れ防止チェックリスト

定期届出の改正と合わせて、随時届出の対象範囲も拡大されています。最後に、実務で活用できる年間チェックリストをまとめます。

随時届出の主な届出事由と新設項目

定期届出が年1回に簡素化された一方で、随時届出の対象範囲は拡大されています。随時届出は、届出事由が発生した日から14日以内に提出する必要があり、期限を過ぎると罰則の対象になります。改正で新設・変更された主な事由は以下の通りです。

• 受入れ困難届出の拡大：在留資格許可後1か月経過しても就労を開始していない場合、雇用後に1か月以上活動ができない事情が生じた場合が新たに届出対象に追加されました
• 自己都合退職の扱い変更：自己都合退職のみの場合は受入れ困難届出が不要になりました
• 基準不適合届出の対象変更：届出対象が「特定技能基準省令に適合しない場合」に変更され、税金・社会保険料の滞納や同種業務従事者の非自発的離職など具体的な事由が明確化されました
• 支援実施困難届出の新設：自社で支援を行っている場合に、支援担当者の退職や病気等で支援計画どおりの支援が困難になった場合の届出が新設されました

届出漏れを防ぐ年間スケジュール

時期	対応事項
4月〜3月（通年）	勤怠・給与・支援実施記録の月次蓄積
3か月ごと	定期面談の実施（オンラインまたは対面）
1月〜3月	年度末に向けた届出書類の準備・データ集約
4月1日〜5月31日	定期届出の提出期限
随時	届出事由発生時は14日以内に随時届出を提出